High Estate Core Tjänstebeskrivning
Uppstart, avslut och tillträde
High Estate AB levererar ett webbaserat mäklarsystem (High Estate) som är anpassat för att effektivisera mäklarens arbete. Dessutom erbjuds de anslutna mäklarna möjligheten att köpa till administrativa backofficetjänster. Systemet är uppdelat på två olika delar/interface; High Estate Admin och Mina sidor:
- Admin är motorn för där hela förmedlingsuppdraget administreras och journalförs (likt ett traditionellt mäklarsystem). Admin är anpassat för desktop.
- Mina sidor är i stället avskalat och anpassat till mäklarens hantering av de delar av förmedlingsprocessen som rör försäljningen, t.ex. registrera bud, hantera visningar och spekulanter. Mina sidor är anpassat för både desktop och mobil användning.
Som kund i High Estate erhåller mäklarbolaget kostnadsfritt:
- Tillgång till mäklarsystemet
- Fritt antal användare (mäklare, assistenter)
- Hemsida (Hosting av hemsida bekostas av mäklarbolaget)
- Strukturerad onboarding med hjälp av överflytt av befintliga uppdrag från ett annat mäklarsystem.
- Utbildning av systemet i samband med onboardingen.
Som kund i High Estate erhåller mäklarbolaget kostnadsfritt:
- Diverse API-kopplingar (t.ex. Hemnet, Booli, Metria)
- Tjänst för digital signering via Bank-ID (Oneflow)
- Smarta digitala funktioner för kundkännedom (ID-kontroller och kundkännedomsfrågor) och uppdragsavtal.
- Dokumentmallar
- Digitalt arkiv
- Sms-tjänster (automatiska och manuella)
- Metakoppling (annonseringsverktyg Facebook + Instagram)
- Spekulantregister
Notera att vissa av tjänsterna innebär kostnader för transaktioner/nyttjandet av dem i olika paket. Mäklar- bolaget faktureras för de transaktioner som utförs i systemet via de objekt som skapas och säljs. Det innebär att bolaget inte får systemkostnader om de inte har aktiva objekt/förmedlingar. Notera att direkta kostnader så som fastighetsutdrag som hämtas i systemet faktureras mäklaren i enlighet med separat prislista.
Tillval: Kundkännedomstjänst via samarbetspartner Trapets (bolagspecifik)
Mäklarbolaget kan besluta att samtliga av bolagets kunder (säljare och köpare) skall screenas mot register för PEP samt sanktionslistor för att öka kvaliteten på bolagets arbete för att förebygga penningtvätt. Tjänsten aktiveras då för hela bolaget och samtliga pågående affärer.
Tillval: Kundservicepaket
Spekulanter för mäklarföretaget
Kundservicepaket finns att välja till för Mäklarföretaget. Paketet innebär kundservice för bolagets spekulanter där inkommande samtal besvaras och hanteras dygnet runt samt att spekulanter som kontaktar bolagets mäklare via e-post från Hemnet registreras av High Estate i mäklarsystemet så att ingen spekulant missas i försäljningsarbetet. Mäklaren ansvarar dock för att besvara eventuella frågor på både samtal och mail från spekulanterna.
Valbara paket för förmedlingsobjekt
Mäklaren kan välja det paket denne önskar för det specifika förmedlingsobjektet. På en förmedling kanske mäklaren endast vill ha hjälp med tillträdesprocessen och i ett annat uppdrag vill mäklaren ha hjälp med hela administrativa processen.
Följande paket erbjuds:
- High Estate Core Bas (mäklaren gör allt själv). Notera att det ej finns möjlighet till extra tjänster i detta paket.
- High Estate Core Light (mäklaren gör det mesta själv men får stöttning av High Estate genom vissa delar samt kvalitetskontroll av underlaget som finns för den färdiga annonsen).
- High Estate Core Uppstart (High Estate hanterar hela uppstartprocessen från signerat förmedlingsuppdrag).
- High Estate Core Komplett (hela administrativa processen ingår, dvs paketpris för Uppstarts- process + Avslutsprocess + Tillträdesprocess).
Möjliga tilläggstjänster vid Core Light eller Core Uppstart:
- Avslutprocess (High Estate hjälper till med administrationen inför en kontraktsskrivning, kontroller och upprättande av kontraktshandlingar. Mäklaren hanterar kontraktsskrivningen med parterna)
- Tillträdesprocess (High Estate hanterar administrationen kring hela tillträdesprocessen. Mäklaren träffar parterna på tillträdesdagen)
Samtliga pakets olika tjänstebeskrivningar specificeras separat.
High Estate Core Bas
Detta grundpaket innebär att mäklaren vill göra
alla delar i förmedlingsprocessen självständigt och därmed på egen hand administrera hela sin förmedling i systemet utan support eller stöd från High Estates team.
I detta grundpaket ingår inte kostnad för digital signering och lagring samt sms-utskick från systemet. Dessa faktureras i enlighet med gällande prislista.
Detta paket ger ingen möjlighet till extra tjänster genom backoffice, mäklaren hanterar hela processen själv. Det enda tillvalet för förmedlingsobjekt med grundpaket är tjänst för Tryck- och digitalt material enligt separat offert.
Paketet innefattar ingen support från High Estates backoffice, dock ingår teknisk support vid eventuella tekniska fel.
High Estate Core Uppstart Light
Paketet innebär att mäklaren som utgångspunkt gör de flesta delar i förmedlingsprocessen självständigt, men med support och delvis stöd från High Estates team. Med detta paket får mäklaren också möjlighet att köpa till eventuella extratjänster eller paket längre fram i processen, t.ex. avslut och/eller tillträde.
I detta paket ingår kostnad för digital signering, sms-utskick och lagring. Notera att mäklarkunden betalar för direkta kostnader så som fastighetsutdrag, annonsering på sociala medier mm.
Processen: Order
Så snart High Estate får en beställning från mäklaren så påbörjas handläggningen av de delar High Estate hanterar av uppstartsprocessen.
Energideklaration
High Estate kontrollerar mot Boverket om det finns en gällande energideklaration. Om den finns beställs den och läggs in på objektet i mäklarsystemet (annonsfil).
Avstämning civilstånd/personbevis
High Estate kontrollerar ägarens civilstånd (gift/ogift). Avser försäljningen en fastighet inhämtar High Estate även ett personbevis på ägaren för att säkerställa om denne varit gift under tiden för ägandet av fastigheten.
Bostadsrätt – nettoskuldsberäkning
High Estate utför en nettoskuldsberäkning och sparar underlag för uträkningen i mäklarsystemet. Mäklaren skall kontrollera beräkningen och ge eventuell input om denne anser att någon post är felaktig.
Kvalitetssäkring av färdig annons
När mäklaren har färdigställt en annons och publicerat den utför High Estate en granskning av underlaget för förmedlingen. Kontroll görs av uppdragsavtal, kundkänne- domsdokumentation och underlag för objektets objektbeskrivning.
High Estate meddelar mäklaren när utförd kvalitets- genomgång är genomförd och begär kompletteringar på de delar som krävs för att eventuella extra tjänster eller backoffice processer skall kunna genomföras. Om det tex. saknas korrekt uppdragsavtal kan inte High Estate hjälpa mäklaren vidare med tillträdesprocessen när objektet är sålt.
Support/Rådgivning
Mäklaren har möjlighet att kontakta High Estates supportteam gällande frågor och vägledning kring förmedlingen av allmän karaktär. High Estate ger ingen juridisk rådgivning utan hänvisar den typen av frågor till våra samarbetspartners eller i förekommande fall mäklarens mäklarförbund.
High Estate Core Komplett (Fullservice)
Paketet innebär att mäklaren som utgångspunkt vill ha hjälp av High Estates team med de administrativa delarna i förmedlingsprocessen.
High Estate ansvarar då för administrationen i samtliga tre delprocesser i enlighet med respektive tjänstebeskrivning:
- Uppstart
- Avslut
- Tillträde
Mäklaren får också möjlighet med detta tjänstepaket att under förmedlingsprocessen köpa till eventuella extratjänster denne vill ha hjälp med i processen.
I detta paket ingår kostnad för digital signering
och lagring samt sms-utskick från systemet. Notera att mäklarkunden betalar för direkta kostnader såsom fastighetsutdrag, annonsering på sociala medier m.m.
Backofficetjänst Uppstartsprocess
Paketet innebär att mäklaren som utgångspunkt vill ha hjälp av High Estates team med alla delar av uppstartsprocessen. Mäklaren får också möjlighet med detta tjänstepaket, att längre fram i förmedlingsprocessen köpa till eventuella extratjänster eller paket för avslut och/eller tillträdesprocess.
I detta paket ingår kostnad för digital signering, sms-utskick samt lagring.
Notera att mäklarkunden betalar för direkta kostnader så som fastighetsutdrag, annonsering på sociala medier mm.
Processen: Order
Så snart High Estate får en beställning från mäklaren så skall uppstartsprocessen påbörjas. Säljaren kontaktas inom 4 timmar (under företagets normala öppettider).
Tidsplan sätts utifrån datum för fotografering, mäklaren åtar sig att meddela High Estate datum för inbokad fotografering. Målsättningen är alltid att färdigställa bostadsannonsen så snart som möjligt.
Leverans av färdigt underlag sker inom 24 timmar (under företagets normala öppettider) från att allt underlag inkl. bilder har inkommit.
Boka fotograf
High Estate kontaktar av mäklaren vald fotograf och bokar in fotografering i samråd med säljaren och mäklaren.
Notera att det krävs att fotografen har ett ordersystem för bokning.
Diakrit genom High Estate (utlägg 3 mån)
High Estate erbjuder fototjänst via samarbetspartner
Diakrit där bokning av fotografering går via API-koppling i systemet. High Estate är betalningsmottagare av fakturan och fakturerar mäklaren för utlägget efter 3 månader.
Planritning
High Estate beställer planritning i första hand utifrån befintligt underlag som erhålls av mäklaren eller säljaren. Beställningen sker via mäklarens leverantör av planritningar och High Estate laddar sedan upp levererad planskiss i mäklarsystemet.
I det fall underlag saknas så eftersöker High Estate detta hos kommunen, bostadsrättsföreningen eller från annan extern källa. Underlaget stäms av med mäklaren och/eller säljaren enligt överenskommelse med mäklaren och skickas därefter in för uppritning hos mäklarens leverantör av planritningar.
I det fall det ej går att få fram ett underlag som kan säkerställas av mäklaren/säljaren uppmanar High Estate mäklaren alternativt säljaren att rita upp en skiss av bostaden som sedan används som underlag för order av planritning hos leverantören.
Boka besiktning och/eller energi-deklaration
High Estate beställer besiktnings- eller energideklarationstjänster från mäklarens valda leverantör eller High Estates samarbetspartner.
Insamling av information från säljaren
High Estate skickar ut uppstartsunderlag till säljaren och säkerställer att erforderlig information inkommer från säljaren. Intagsunderlaget innehåller drift- och låneuppgifter, frågelista samt objektsdetaljer. Intagsunderlaget skickas digitalt direkt efter det inledande samtalet med säljaren. Den inhämtade informationen läggs sedan in i mäklarsystemet.
Pantkontroll
High Estate stämmer av objektets eventuella pantsättning mot extern källa, BRF/Ägararkivet. Aktuell kapitalskuld säkerställs mot säljarens bank inkl. preliminära lösenuppgifter.
Energideklaration
High Estate kontrollerar mot Boverket om det finns en gällande energideklaration. Om den finns beställs den och läggs in på objektet i mäklarsystemet(annonsfil).
Avstämning civilstånd/personbevis
High Estate kontrollerar ägarens civilstånd. Avser försäljningen en fastighet inhämtar High Estate även ett personbevis på ägaren för att säkerställa om denne varit gift under tiden för ägandet av fastigheten.
Fastighetsdokumentation
(fastighetsutdrag, tomtkarta, G/A och servitut)
High Estate inhämtar tomtkarta för fastigheten och stämmer av om någon byggnad ser ut att ligga utanför tomtgräns. Kontroll av inhämtat fastighetsutdrag utförs av High Estate (t.ex. ägare, G/A, servitut, samfällighetsförening och inskrivningsanteckningar).
Underlaget om fastigheten laddas upp i mäklarsystemet och relevant information förs in i systemet.
OBS! Vid eventuella utlägg för inhämtning av informationen vidarefaktureras det beställaren.
I det fall fastigheten säljs via ett dödsbo inhämtas även kopia av bouppteckning alternativt dödsfallsintyg i det fall bouppteckning inte har upprättats.
Om förmedlingsuppdraget avser ett arrende ingår avstämning av det befintliga arrendeavtalet och kontakt med markägare/koloniförening.
BRF-dokumentation
(mäklarbild, årsredovisning, stadgar, frågelista BRF och nettoskuld)
High Estate inhämtar bostadsrättsföreningens senaste årsredovisning (alt. ekonomisk plan), stadgar och utdrag ur lägenhetsförteckningen/mäklarbild för den aktuella bostadsrätten.
High Estate för in information från dokumentationen i mäklarsystemet och laddar upp dokumentet.
Årsredovisning samt stadgar läggs som annonsfiler.
High Estate kontaktar föreningen via e-post
och ställer relevanta frågor inför försäljningen.
Frågelistan innehåller frågor om upplåtna utrymmen, planerade avgiftshöjningar mm.
När frågelistan är besvarad av föreningen förs informationen in i mäklarsystemet.
High Estate utför en nettoskuldsberäkning och sparar underlag för uträkningen i mäklarsystemet. Mäklaren skall kontrollera beräkningen och ge eventuell input om denne anser att någon post är felaktig.
I det fall bostadsrätten säljs via ett dödsbo inhämtas även kopia av bouppteckning alternativt dödsfallsintyg i det fall bouppteckning inte har upprättats. High Estate säkerställer att BRF har fått information om att bostadsrätten nu ägs via ett dödsbo (uppdaterad mäklarbild).
Objektsbeskrivning - objektstexter
Estate skapar objektstexter inför försäljningen
(säljande beskrivning, rumsbeskrivning och området) utifrån överenskommen annonsmall. För bostadsrätter skrivs även ett avsnitt om föreningen med viktig information och för fastigheter beskrivs övriga byggnader samt gemensamhetsanläggningar (G/A).
Bildhantering – sortering och uppladdning
High Estate sorterar av fotografen levererade bilder och väljer ut de bilder som ska annonseras i mäklarens system. I det fall mäklarens fotograf inte har en koppling till mäklarsystemet laddas även de separat levererade bilderna upp i mäklarsystemet av High Estate. Mäklaren korrigerar bildordning efter eget tycke och smak.
Kvalitetssäkring av färdig annons
När High Estate har färdigställt en annons utför High Estate en granskning av underlaget för förmedlingen med hänsyn till uppdragsavtal, kundkännedomsdokumentation och underlag för objektets objektbeskrivning.
High Estate delger mäklaren rapport efter utförd kvalitetsgenomgång och begär kompletteringar på de delar som krävs för att eventuella extra tjänster eller backoffice processer skall kunna genomföras. Om det t.ex. saknas korrekt uppdragsavtal kan inte High Estate hjälpa mäklaren vidare med tillträdesprocessen när objektet är sålt.
Support/Rådgivning
Mäklaren har möjlighet att kontakta High Estates supportteam gällande frågor och vägledning kring förmedlingen av allmän karaktär. High Estate ger ingen juridisk rådgivning utan hänvisar den typen av frågor till våra samarbetspartner eller i förekommande fall mäklarens mäklarförbund.
Avslutsprocess
Förberedande kontroller inför kontrakt
High Estate kan hjälpa till med förberedande kontroller inför upprättandet av kontraktshandlingar. Detta sker om High Estate får signal av mäklaren att avslut är på gång under High Estates normala arbetstider med en framförhållning om minst 1 timme*.
Kontrollerna består av inhämtande och avstämning av nytt fastighetsutdrag alternativt ny mäklarbild. Kontroll görs av pantsättning, ägare eller annan relevant uppdatering som kan ha skett för objektet, tex. ny månadsavgift.
*Vid BR krävs det att det finns en tillgänglig förvaltare/representant i föreningen för uppdaterad mäklarbild på kort varsel.
Upprättande av kontraktshandlingar
High Estate upprättar kontraktshandlingar inför kontraktsskrivningen. Notera att det endast sker under ordinarie arbetstider. Detta förutsätter att mäklaren, med god framförhållning* tillhandahåller fullständiga uppgifter på köpande part samt alla uppgifter inför kontraktets upprättande så som; köpeskilling, handpenning, villkor/förbehåll, datum för kontraktsskrivning och datum för tillträde. Om avslut sker utanför High Estates öppettider så upprättar mäklaren själv kontraktshandlingarna i systemet.
*Notera att god framförhållning innebär förberedande av kontrakt samt upprättande av kontrakt skall hinnas med under normala arbetstider, därmed krävs framförhållning om minst 1,5 timme innan kontraktsskrivningen.
Medlemskapsansökan (BRF)
High Estate hjälper mäklaren att ansöka om medlemskap för köparen i bostadsrättsföreningen. Detta kräver att High Estate snarast efter kontraktsskrivningen erhåller kopia av överlåtelseavtal + medlemskapsansökan från mäklaren.
Uppföljning av villkor/förbehåll High Estate bevakar eventuella villkor/förbehåll i kontraktet som t.ex. medlemskap i BRF eller besiktningsförbehåll så att de är uppfyllda inför tillträdesdatum. För medlemskap kontaktas föreningen angående status kring medlemskapsansökan om det gått 30 dagar från att föreningen erhållit ansökan.
Support/Rådgivning
Mäklaren har möjlighet att kontakta High Estates supportteam gällande frågor och vägledning kring förmedlingen av allmän karaktär. High Estate ger ingen juridisk rådgivning utan hänvisar den typen av frågor till våra samarbetspartner eller i förekommande fall mäklarens mäklarförbund.
Tillträde
Registrera ärendet i Tambur
High Estate registrerar ärendet i Tambur. Detta förutsätter att mäklaren har delegerat behörighet till handläggare på High Estate. High Estate laddar upp relevant dokumentation såsom förmedlingsuppdrag, fastighets- utdrag, köpekontrakt, objektsbeskrivning och ev. fullmakter.
I det fall tillträde ej går att genomföra via Tambur handlägger High Estate ärendet på distans med köparens bank via e-post och telefon.
Boka in tillträde – skicka kallelse till parterna
High Estate bokar in tillträdet med köparens bank, registrerar överskottslikvidskonto, bokar tid och registrerar lösenuppgifter från säljarens bank.
High Estate kontaktar respektive part för att ta reda på vilken bank köparen har och säljarens kontouppgifter, i det fall den informationen inte finns i mäklarsystemet.
High Estate bjuder in parterna samt mäklaren till tillträdet genom att skicka ut en kallelse via e-post.
Kontroller + tillträdeshandlingar
High Estate utför kontroller inför tillträdet såsom inhämtande och avstämning av nytt fastighetsutdrag alternativt ny mäklarbild. Kontroll görs av pantsättning, ägare och annan relevant uppdatering för objektet, till exempel ny månadsavgift.
Därefter upprättar High Estate tillträdeshandlingar för den specifika affären till exempel likvidavräkning och köpebrev för fastighet.
Handlingarna överlämnas till mäklaren och preliminär avräkning skickas till parterna enligt överenskommelse med mäklaren.
Utför tillträde på distans i Tambur
High Estate upprättar definitiv likvidavräkning per tillträdesdagen och skickar till mäklaren. Mäklaren träffar parterna per avtalad tid på tillträdesdagen och skannar och mailar signerade handlingar till High Estate.
High Estate registrerar signerade tillträdeshandlingar i mäklarsystemet och i Tambur och inväntar kvittenser från banken.
I det fall tillträde ej går att genomföra via Tambur handlägger High Estate ärendet på distans med köparens bank via e-post och telefon.
Kvittenser överlämnas till mäklaren.
Upprätta mäklarjournal
High Notera att High Estate endast ansvarar för att journalföra de delar som utförs av High Estate, eller
moment som High Estate känner till att mäklaren utfört.
High Estate upprättar mäklarjournal vid genomfört tillträde och begär in kompletterande information för journalen från mäklaren. Om informationen inte kommer in från mäklaren så kommer det överlämnas till mäklaren att själv upprätta mäklarjournalen för den aktuella affären.
Support/Rådgivning
Mäklaren har möjlighet att kontakta High Estates supportteam gällande frågor och vägledning kring förmedlingen av allmän karaktär. High Estate ger ingen juridisk rådgivning utan hänvisar den typen av frågor till våra samarbetspartners eller i förekommande fall mäklarens mäklarförbund.